Caso real: una inmobiliaria de 11 agentes enterrada en 14 hojas de cálculo y 3 herramientas desconectadas. Le construimos un SaaS interno único en 9 semanas. Esto es exactamente qué construimos y por qué se amortizó en 4 meses.
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Cuando Inmobiliaria Levante (cliente real, nombre cambiado) nos contrató el verano pasado, su día a día era un pequeño ecosistema mantenido a mano:
Cada lunes por la mañana la responsable de oficina pasaba 2,5 horas copiando datos de los Excels a un PDF "informe semanal de KPIs" que el jefe leía mientras tomaba el café.
Once meses después habíamos sustituido casi todo eso por una sola app interna a medida. 2.400 horas/año ahorradas. Los listings subían el mismo día en que se captaban en lugar de esperar una media de 4 días. El jefe dejó de pedir el PDF de los lunes — porque el dashboard estaba en directo en la TV de pared.
Ésta es la historia del proyecto, lo que hicimos bien, lo que hicimos mal y por qué el software a medida sigue siendo mejor que el SaaS estándar para un tipo concreto de empresa.
Lo primero que hicimos no fue escribir código. Fue descartar las opciones existentes. Preguntamos al equipo:
Ése es el test honesto del software a medida: si 3 SaaS mainstream ya encajan más o menos, el a medida es la respuesta equivocada. Compra SaaS, acepta el 80% de fit, sigue.
Pero para Inmobiliaria Levante tres cosas inclinaron la balanza:
Ganó el a medida.
Trabajamos en 9 sprints de 1 semana, cada viernes haciendo demo al equipo entero en la oficina con café.
Empezamos por la infraestructura aburrida. Auth con email + Google para agentes. Roles (admin, agente, partner hipotecario, partner de reformas, lectura para el dueño). Audit log en cada escritura. PostgreSQL con row-level security para separar partners.
Esa semana no se vio nada. El jefe estaba nervioso. Aguantamos.
El módulo más usado. Construimos:
Cada comprador tiene un perfil de búsqueda. El motor cruza cada nuevo listing contra todos los perfiles activos en milisegundos. Tres minutos después de captar un inmueble, sale un WhatsApp automático a los compradores adecuados con una nota personal del agente asignado.
La integración con WhatsApp Business API (Cloud API oficial) fue el cambio de comportamiento más grande de la empresa. Tasa de apertura: 94%. Respuestas: 38%. Compáralo con los emails masivos que solían hacer (12% / 1,5%).
Sustituyó a Trello. Cada inmueble tiene un timeline vertical de ofertas, contraofertas, archivos, firmas, con menciones tipo Slack para que toda la comunicación interna esté en contexto. Metimos Docusign vía API para firmas digitales.
La temida. La API de Holded es funcional pero no la más fluida en España. Construimos un sync bidireccional: las operaciones cerradas en nuestra app crean facturas borrador en Holded con el IVA correcto, el reparto de comisión correcto y la etiqueta correcta para la presentación trimestral del jefe. La asesora lloró de alegría.
Aquí el a medida destrozó las opciones del mercado. Modelamos su regla exacta: el agente se lleva el 40% de la comisión normalmente, el 50% si el comprador vino de su red personal, con un tope de X€/mes y un bonus trimestral si se cumple un objetivo de equipo. El sistema calcula esto solo y produce un informe el día 1 de cada mes, listo para SEPA.
KPIs en directo en una TV fijada en la oficina. Visitas esta semana, listings captados, ofertas en marcha, valor del pipeline, ranking de agentes. Actualización en tiempo real. En dos semanas el comportamiento del equipo cambió sin un solo email del jefe — competencia, gamificada.
Una vista reducida de ciertos listings expuesta a brokers hipotecarios y empresas de reformas. Pueden dejar presupuestos, pedir fotos, marcar interés. Sustituyó a un grupo de WhatsApp horrible con 19 personas.
Búsqueda con Algolia, un endpoint de exportación GDPR de un clic, y un panel de admin limpio para el jefe. También dejamos algo para compliance: borrado automático de los datos de comprador 24 meses después de su última actividad, una casilla que él no sabía que faltaba hasta que se la mencionamos.
No vamos a fingir que todo fue perfecto. Dos errores reales:
| Antes | Después | |
|---|---|---|
| Tiempo captación → publicación | 4 días media | mismo día |
| Horas administrativas / agente / sem | ~9 | ~2 |
| Tasa de apertura WhatsApp | 12% (email) | 94% |
| Listings publicados / mes | 38 | 71 |
| Ofertas gestionadas en herramienta | 0 (Trello) | 100% |
| Informe mensual de KPIs | 2,5h manual | en directo |
| Coste tooling / mes | 647€ (mixto) | 89€ (hosting) |
| Horas ahorradas / año (equipo) | — | ~2.400 |
| Ciclo medio de venta | 71 días | 52 días |
A un coste cargado medio de 18€/h por hora administrativa de agente, solo las horas ahorradas son 43.200€/año. El coste del proyecto se amortizó en 4,1 meses.
A medida cuando:
Off-the-shelf cuando:
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Las hojas de cálculo no escalan. El proceso sí.